Projektmanagement im agilen Umfeld

Im Projektmanagement stehen sich die klassische und die agile Welt oft scheinbar konträr gegenüber. Vielfach wird von einem Paradigmenwechsel gesprochen, was die Distanz zwischen beiden Lagern erklären soll. Dabei bieten beide Seiten Vorteile, die situationsabhängig, richtig eingesetzt, Projekten große Vorteile bringen können (Hybrides Projektmanagement).

Klassisches Projektmanagement versucht zu Beginn des Projektes alle Anforderungen genau zu spezifizieren und in einem möglichst kompletten Lastenheft zu dokumentieren. Klassisches Projektmanagement vertraut darauf, dass die ausführliche Dokumentation der Anforderung zur Erreichung der Projektziele führt und damit zur Zufriedenheit des Auftraggebers.
Ein typisches Merkmal klassischer Ansätze sind weitreichend standardisierte Vorgehensweisen. Sehr konkret und detailliert beschreiben solche Standards Phasen, Meilensteine, Rollen, Aufgaben, Ergebnisse und anderes mehr, d.h. es wird viel Zeit und Energie in Vorbereitung und Planung investiert. Die Vorzüge dieses Ansatzes galten lange Jahre als unumstritten. Immer mehr allgemein gültige oder auch situationsspezifische Standards wurden definiert.

Standardisierung im Wortsinn bedeutet Vereinheitlichung. Im klassischen Projektmanagement werden in der Regel Vorgehensmodelle standardisiert. Das bedeutet, es werden Methoden und Artefakte des Projektmanagements zu standardisierten Projektabläufen zusammengefasst. Solche standardisierten Vorgehensmodelle werden auch als Projektmanagementsysteme bezeichnet.
Egal auf welcher Ebene ein Standard entsteht, in einem offiziellen Gremium, in einer bestimmten Branche oder in einem Unternehmen, immer werden die gleichen Ziele angestrebt. Ziele, die typischerweise bestimmte Vorteile mit sich bringen:

  1. Gemeinsames Verständnis aller Beteiligten
  2. Verbesserung der internen und externen Zusammenarbeit
  3. Austauschbarkeit von Projektbeteiligten
  4. Vergleichbarkeit von Projekten und deren Arbeitsständen
  5. Verbessertes Management von Portfolien und Programmen

 

Die Vergleichbarkeit von Projekten und deren Arbeitsständen bedeutet, dass verschiedene Projekte an verschiedenen Punkten im Sinne eines Benchmarking miteinander verglichen werden können. Dabei geht es darum, aus einer übergeordneten Management-Perspektive heraus mehrere Projekte vergleichen und damit steuern zu können, z.B. im Rahmen eines PMO (Projektmanagementoffice). Die Erreichung dieses Ziels wird durch die Anwendung eines standardisierten Vorgehens im hohen Maße unterstützt. Ein entsprechendes Modell bietet einzelne vergleichsfähige Meilensteine und im Idealfall auch Messgrößen. Nicht nur die Vergleichbarkeit von Projekten wird durch einheitliche Vorgehensweisen verbessert. Standards sorgen auch für ein verbessertes Management von Portfolien und Programmen. Standardisiert abgewickelte Projekte lassen sich sehr viel leichter in ihrer Ausrichtung im Sinne einer Programmsteuerung optimieren. Standardisierte klassische Vorgehen sind somit auch für sehr große Vorhaben geeignet. Für ein übergreifendes Projekt-Portfoliomanagement ist es zudem wichtig, dass alle Vorhaben des Portfolios in einem hohen Maße messbar und damit vergleichbar sind. Voraussetzungen, die durch ein standardisiertes Vorgehensmodell idealtypisch bereitgestellt werden.

Agiles Projektmanagement setzt auf iterative Verfeinerung der Anforderungen durch intensive und regelmäßige Kommunikation. Auf Basis des Agilen Manifests entspricht ein Grundsatz des agilen Projektmanagements: „Zusammenarbeit (und Kommunikation) mit dem Kunden ist wichtiger als die ursprünglich formulierten Leistungsbeschreibungen“. In Scrum z.B. erfolgt die Dokumentation der Anforderungen in sogenannten User-Stories.

In der agilen Welt wird vielfach auf weitreichende und vor allem detaillierte Standardisierung verzichtet. Ersatz bietet hier die Projektkultur und der Ansatz, sich ständig verbessern zu wollen. Sie basiert im Wesentlichen auf selbstorganisierten Teams und der vollständigen Integration des Kunden in das Projekt. Das Team, einschließlich Kunde, rückt immer mehr in den Mittelpunkt. Auch aus diesem Ansatz ergeben sich mächtige, inzwischen unbestrittene Vorteile, die zu einer stetigen Verbreitung der agilen Methoden führt. Das bedeutet nicht, dass es keine Standardisierungen gibt. Sie beziehen sich jedoch stärker auf die Interaktion im Team. Scrum beispielsweise definiert unter anderem die Meeting-Kultur des Projektes. Grundsätzlich werden agile Prozesse und Vorgehen zwar als Rahmen beschrieben, leben aber von der konkreten Ausgestaltung durch das jeweilige Team.

Im agilen Vorgehen geht es in erster Linie um Werte, Transparenz, Kommunikation und Kooperation und nicht um Prozesse oder Werkzeuge. Das bedeutet nicht, dass der betriebswirtschaftliche Projekterfolg in der agilen Welt nicht genauso im Mittelpunkt steht. Nur rücken auch immaterielle Vermögenswerte mehr in den Fokus als klassische Controlling-Kennzahlen.
Weitere Kernpunkte sind schnelles und flexibles Reagieren auf Veränderungen im Projekt, was durch ein flexibles Framework, flache Hierarchien und ein hohes Maß an Kommunikation und Eigenverantwortung im Projektteam gewährleistet wird.
Ein enger und kooperativer Umgang mit dem Kunden durch alle Projektphasen hindurch ist gelebtes Ziel, um eine bestmögliche Kundenzufriedenheit zu erreichen.
Ein agiles Umfeld ist geprägt durch flache Hierarchien, also Organisationsstrukturen, in denen Ranghöhere wenige Eingriffe in Entscheidungen Rangniedrigerer vornehmen (siehe Laterale Führung). Diese Organisationsstruktur setzt verstärkt auf die Förderung von Eigeninitiative und Verantwortung, die von jedem Teammitglied auf das eigene Handeln umgesetzt werden muss.

Im agilen Projektmanagement wird pro Projektabschnitt, wie beispielsweise dem Sprint in Scrum, ein getestetes und lauffähiges Ergebnis ausgeliefert. Innerhalb eines Abschnitts werden die Phasen von Anforderung, Design, Entwicklung und Test durchlaufen. Am Ende eines jeden Abschnitts kann das exakte Verhältnis von erreichten Ergebnissen und von benötigten Ressourcen gemessen und dargestellt werden. Diese frühzeitige Messbarkeit der Fertigstellung sorgt neben einem objektiven Projektcontrolling für Kundenzufriedenheit und Vertrauen. Hinzu kommt die Durchführung von Reviews als fester Bestandteil am Ende jedes Projektabschnittes. Sie bringen eine erhöhte Planungssicherheit im laufenden Projekt mit sich. Der Grund dafür ist ein verbesserter Wissensstand und eine daraus resultierende dynamische Plananpassung.

 

Hybrides Projektmanagment versucht die Vorteile beider Vorgehensmodelle zu vereinen. Während agiles Projektmanagement bei der Erstellung des Leistungsumfangs den Teammitgliedern den optimalen Rahmen gibt, bildet traditionelles Projektmanagement die Anforderungen des Top-Managements ab.
Durch die Kombination von agilem Vorgehen auf der operativen Ebene und traditionellem Vorgehen auf der Planungsebene versucht Hybrides Projektmanagement die Vorteile beider Managementsysteme weg vom Dogma hin zum Pragmatismus zu verbinden. Aufgabe des Projektmanagers und des Teams ist es, die reibungslose Verbindung zwischen beiden Ebenen zu gewährleisten.

Hierbei wird zu Beginn eine Grobplanung gemacht, um dem Auftraggeber eine Aussage über Projektende und Budgetrahmen machen zu können. In der Durchführungsphase wird agil gearbeitet, um in enger Kommunikation mit dem Kunden/Auftraggeber flexibel bei Änderungen oder Lessons Learned zu sein und ein optimales Ergebnis unter den gegebenen Bedingungen zu erreichen.