Projektmanagement im agilen Umfeld

Kurzüberblick

Projekte werden selten so durchgeführt wie ursprünglich geplant. Unternehmen setzten verstärkt auf Agilität und Flexibilität auch im Projektmanagement- und das längst nicht mehr nur im IT-Bereich! Allerdings stellt allein der agile Ansatz nicht sicher, dass das Projekt erfolgreich zum Ziel geführt wird.

Agiles Projektmanagement bezeichnet Vorgehensweisen, bei denen das Projektteam über hohe Toleranzen bezüglich Qualität, Umfang, Zeit und Kosten verfügt und eine sehr hohe Mitwirkung des Auftraggebers bei der Erstellung des Werks erfolgt. Charakteristisch für Agiles Projektmanagement ist die Fokussierung auf das zu liefernde Werk und die Akzeptanz durch die Anwender. Sie lernen bei uns die agile Welt des Projektmanagements kennen und vor allem, sie im Vergleich zu klassischen PM-Methoden voneinander zu unterscheiden und nach Bedarf einzusetzen bis hin zu einem Einsatz als hybride PM-Methoden.

Was hat sich geändert?

Agiles Projektmanagement bezeichnet eine neue Denkweise im Projektmanagement und wird als Gegensatz zum planungsorientierten, traditionellen Projektmanagement verstanden.

  • Die Motivation für den Einsatz agiler Vorgehensweisen im Projektmanagement kommt aus einer Reihe von Rahmenbedingungen, die herkömmliche Projektplanung als zu träge und starr erscheinen lässt:
  • Die sehr hohe Innovationsgeschwindigkeit erzwingt entsprechend schnelle Produktzyklen.
    Kunden und Markt sind nicht mehr in der Lage, eigene Anforderungen zu definieren, sondern reagierten nur noch auf die Präsentation neuer technischer Möglichkeiten und Produkte.
  • Die Erstellung von Projekten als hochinnovativer, kreativer Prozess angesehen, der keine Prognose über Aufwände und Dauern zulässt. Dies führt dazu, dass traditionelles Projektmanagement für Projekte abgelehnt wird. 
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Worum geht es im Kern?

Das Adjektiv „agil“ bringt zum Ausdruck, dass Management und Steuerung von Projekten und Prozessen sehr dynamisch und flexibel erfolgen, um Änderungsanträge, insbes. bzgl. des Leistungsumfangs, schnell umsetzen zu können.

„Agil“ ist dabei der Nachfolgebegriff von „leicht“ oder „leichtgewichtig“ und hebt die positiven Aspekte geringer Planungs- und Führungsintensität zugunsten schneller Umsetzung, hoher Anpassungsfähigkeit und großer Eigenverantwortlichkeit hervor.

Sie lernen diverse agile Methoden im Rahmen von Projektmanagement kennen und anwenden um Ihre Projekte agiler zu gestalten. Es gibt für alle Projektaufgaben agile Methoden, wie z.B. der Planning Poker für die Aufwandsschätzung. Gemeinsam führen wir durch die wichtigsten agilen Methoden für das Projektmanagement im agilen Umfeld. Sie lernen die Prozesse kennen, welche Herausforderungen Ihnen begegnen können und welche Tools zur Verfügung stehen, um eben diesen souverän zu begegnen.

Sie lernen dabei die speziellen Herangehensweisen, Methoden und Techniken des agilen Projektmanagements kennen. Sie sind in der Lage, die Unterschiede im agilen Projektmanagement zu beurteilen und mit agilen Techniken zu arbeiten. Sie können die wesentlichen Instrumente in der Praxis einsetzen und deren Auswirkung auf Projekt und Umfeld abschätzen. Zudem lernen Sie, agile Techniken in ein klassisch orientiertes Projektmanagement zu integrieren. 

Im Projektmanagement stehen sich die klassische und die agile Welt oft scheinbar konträr gegenüber. Vielfach wird von einem Paradigmenwechsel gesprochen, was die Distanz zwischen beiden Lagern erklären soll. Dabei bieten beide Seiten Vorteile, die situationsabhängig, richtig eingesetzt, Projekten große Vorteile bringen können (Hybrides Projektmanagement).

Klassisches Projektmanagement versucht zu Beginn des Projektes alle Anforderungen genau zu spezifizieren und in einem möglichst kompletten Lastenheft zu dokumentieren. Klassisches Projektmanagement vertraut darauf, dass die ausführliche Dokumentation der Anforderung zur Erreichung der Projektziele führt und damit zur Zufriedenheit des Auftraggebers.
Ein typisches Merkmal klassischer Ansätze sind weitreichend standardisierte Vorgehensweisen. Sehr konkret und detailliert beschreiben solche Standards Phasen, Meilensteine, Rollen, Aufgaben, Ergebnisse und anderes mehr, d.h. es wird viel Zeit und Energie in Vorbereitung und Planung investiert. Die Vorzüge dieses Ansatzes galten lange Jahre als unumstritten. Immer mehr allgemein gültige oder auch situationsspezifische Standards wurden definiert.

Standardisierung im Wortsinn bedeutet Vereinheitlichung. Im klassischen Projektmanagement werden in der Regel Vorgehensmodelle standardisiert. Das bedeutet, es werden Methoden und Artefakte des Projektmanagements zu standardisierten Projektabläufen zusammengefasst. Solche standardisierten Vorgehensmodelle werden auch als Projektmanagementsysteme bezeichnet.
Egal auf welcher Ebene ein Standard entsteht, in einem offiziellen Gremium, in einer bestimmten Branche oder in einem Unternehmen, immer werden die gleichen Ziele angestrebt. Ziele, die typischerweise bestimmte Vorteile mit sich bringen:

  1. Gemeinsames Verständnis aller Beteiligten
  2. Verbesserung der internen und externen Zusammenarbeit
  3. Austauschbarkeit von Projektbeteiligten
  4. Vergleichbarkeit von Projekten und deren Arbeitsständen
  5. Verbessertes Management von Portfolien und Programmen

 
Die Vergleichbarkeit von Projekten und deren Arbeitsständen bedeutet, dass verschiedene Projekte an verschiedenen Punkten im Sinne eines Benchmarking miteinander verglichen werden können. Dabei geht es darum, aus einer übergeordneten Management-Perspektive heraus mehrere Projekte vergleichen und damit steuern zu können, z.B. im Rahmen eines PMO (Projektmanagementoffice). Die Erreichung dieses Ziels wird durch die Anwendung eines standardisierten Vorgehens im hohen Maße unterstützt. Ein entsprechendes Modell bietet einzelne vergleichsfähige Meilensteine und im Idealfall auch Messgrößen. Nicht nur die Vergleichbarkeit von Projekten wird durch einheitliche Vorgehensweisen verbessert. Standards sorgen auch für ein verbessertes Management von Portfolien und Programmen. Standardisiert abgewickelte Projekte lassen sich sehr viel leichter in ihrer Ausrichtung im Sinne einer Programmsteuerung optimieren. Standardisierte klassische Vorgehen sind somit auch für sehr große Vorhaben geeignet. Für ein übergreifendes Projekt-Portfoliomanagement ist es zudem wichtig, dass alle Vorhaben des Portfolios in einem hohen Maße messbar und damit vergleichbar sind. Voraussetzungen, die durch ein standardisiertes Vorgehensmodell idealtypisch bereitgestellt werden.

Agiles Projektmanagement setzt auf iterative Verfeinerung der Anforderungen durch intensive und regelmäßige Kommunikation. Auf Basis des Agilen Manifests entspricht ein Grundsatz des agilen Projektmanagements: „Zusammenarbeit (und Kommunikation) mit dem Kunden ist wichtiger als die ursprünglich formulierten Leistungsbeschreibungen“. In Scrum z.B. erfolgt die Dokumentation der Anforderungen in sogenannten User-Stories.

In der agilen Welt wird vielfach auf weitreichende und vor allem detaillierte Standardisierung verzichtet. Ersatz bietet hier die Projektkultur und der Ansatz, sich ständig verbessern zu wollen. Sie basiert im Wesentlichen auf selbstorganisierten Teams und der vollständigen Integration des Kunden in das Projekt. Das Team, einschließlich Kunde, rückt immer mehr in den Mittelpunkt. Auch aus diesem Ansatz ergeben sich mächtige, inzwischen unbestrittene Vorteile, die zu einer stetigen Verbreitung der agilen Methoden führt. Das bedeutet nicht, dass es keine Standardisierungen gibt. Sie beziehen sich jedoch stärker auf die Interaktion im Team. Scrum beispielsweise definiert unter anderem die Meeting-Kultur des Projektes. Grundsätzlich werden agile Prozesse und Vorgehen zwar als Rahmen beschrieben, leben aber von der konkreten Ausgestaltung durch das jeweilige Team.

Im agilen Vorgehen geht es in erster Linie um Werte, Transparenz, Kommunikation und Kooperation und nicht um Prozesse oder Werkzeuge. Das bedeutet nicht, dass der betriebswirtschaftliche Projekterfolg in der agilen Welt nicht genauso im Mittelpunkt steht. Nur rücken auch immaterielle Vermögenswerte mehr in den Fokus als klassische Controlling-Kennzahlen.
Weitere Kernpunkte sind schnelles und flexibles Reagieren auf Veränderungen im Projekt, was durch ein flexibles Framework, flache Hierarchien und ein hohes Maß an Kommunikation und Eigenverantwortung im Projektteam gewährleistet wird.
Ein enger und kooperativer Umgang mit dem Kunden durch alle Projektphasen hindurch ist gelebtes Ziel, um eine bestmögliche Kundenzufriedenheit zu erreichen.
Ein agiles Umfeld ist geprägt durch flache Hierarchien, also Organisationsstrukturen, in denen Ranghöhere wenige Eingriffe in Entscheidungen Rangniedrigerer vornehmen (siehe Laterale Führung). Diese Organisationsstruktur setzt verstärkt auf die Förderung von Eigeninitiative und Verantwortung, die von jedem Teammitglied auf das eigene Handeln umgesetzt werden muss.

Im agilen Projektmanagement wird pro Projektabschnitt, wie beispielsweise dem Sprint in Scrum, ein getestetes und lauffähiges Ergebnis ausgeliefert. Innerhalb eines Abschnitts werden die Phasen von Anforderung, Design, Entwicklung und Test durchlaufen. Am Ende eines jeden Abschnitts kann das exakte Verhältnis von erreichten Ergebnissen und von benötigten Ressourcen gemessen und dargestellt werden. Diese frühzeitige Messbarkeit der Fertigstellung sorgt neben einem objektiven Projektcontrolling für Kundenzufriedenheit und Vertrauen. Hinzu kommt die Durchführung von Reviews als fester Bestandteil am Ende jedes Projektabschnittes. Sie bringen eine erhöhte Planungssicherheit im laufenden Projekt mit sich. Der Grund dafür ist ein verbesserter Wissensstand und eine daraus resultierende dynamische Plananpassung.

Hybrides Projektmanagment versucht die Vorteile beider Vorgehensmodelle zu vereinen. Während agiles Projektmanagement bei der Erstellung des Leistungsumfangs den Teammitgliedern den optimalen Rahmen gibt, bildet traditionelles Projektmanagement die Anforderungen des Top-Managements ab.
Durch die Kombination von agilem Vorgehen auf der operativen Ebene und traditionellem Vorgehen auf der Planungsebene versucht Hybrides Projektmanagement die Vorteile beider Managementsysteme weg vom Dogma hin zum Pragmatismus zu verbinden. Aufgabe des Projektmanagers und des Teams ist es, die reibungslose Verbindung zwischen beiden Ebenen zu gewährleisten.

Hierbei wird zu Beginn eine Grobplanung gemacht, um dem Auftraggeber eine Aussage über Projektende und Budgetrahmen machen zu können. In der Durchführungsphase wird agil gearbeitet, um in enger Kommunikation mit dem Kunden/Auftraggeber flexibel bei Änderungen oder Lessons Learned zu sein und ein optimales Ergebnis unter den gegebenen Bedingungen zu erreichen.

Erfahren Sie mehr zu diesen weiterführenden Themen:

Portfolio Management und agile Strategie